S oslabením pandemie a zmírněním souvisejících omezení se každá druhá česká firma vrátila k režimu, který panoval před vypuknutím koronavirové nákazy: práce fyzicky z kanceláře s možností občasného home office. Třetina z oslovených přitom zavelela k návratu všech zaměstnanců do kanceláří okamžitě, jak to bylo možné. Jen 15 % podniků má v plánu častější využívání práce z domova než před pandemií a pouhá dvě procenta přijala „nový normál“ natolik, že v posledních měsících dokonce zredukovala své kancelářské prostory.
„Ukázalo se, že většina českých firem nebyla i přes nepříznivou situaci ochotná radikálně měnit své pracovní procesy a raději si nechávala zaměstnance ‚na dohled‘. Je možné, že v tom svou roli sehrálo i určité zpátečnictví a obavy z nižší produktivity lidí na home office,“ komentuje Eva Kučmášová, šéfka komunikace Canonu ve střední Evropě.
Firmy si podle ní ale zároveň z období zvýšené míry práce odkudkoliv odnesly jasnější představu o tom, jak mohou lépe spolupracovat a ušetřit čas i peníze. „Efektivní pracoviště by mělo být systémem vzájemně provázaných produktů a služeb, který umožní firmám vytvořit si základnu pro kvalitní fungování a růst. Bez prostorových a časových limitů pro práci, ale zároveň také bez ohrožení bezpečnosti a ekonomiky provozu,“ vysvětluje.
Jak si nenechat ujet vlak?
Každá druhá česká firma se v průzkumu Canonu nechala slyšet, že se plánuje posunout dále v oblasti digitalizace pracovních procesů a toků dokumentů. Nejčastěji k tomu chtějí využívat chytrý tisk a skenování dokumentů, zájem ale mají i o digitalizaci firemního archivu či digitální podatelnu pro přístup k dokumentům odkudkoliv nebo automatické vytěžování faktur a vyplňování formulářů.
„Většinu potřebných produktů a služeb už nabízíme pár let a teď pro ně jen takříkajíc dozrála poptávka. Doplňujeme ale portfolio našich služeb také o řešení, při jehož vývoji jsme se mohli opřít o zákaznickou zkušenost z posledního roku a půl. Dnes tak můžeme lidem v kancelářích i mimo ně zprostředkovat ještě příjemnější a efektivnější pracovní zkušenost,“ říká Petr Hnilička, produktový specialista společnosti Canon CZ.
Systémové řešení pro kancelář „po pandemii“ by podle odborníků mělo stát na několika pilířích. Základem je odpovídající technické vybavení pro zaměstnance, které zaručí připravenost firmy na možné změny bez nutnosti dalších investic. Mělo by podporovat pokročilé funkce skenování a tisku a kromě rychlosti nabídnout uživatelům i intuitivní ovládání.
Nové možnosti i výzvy
Je třeba myslet na to, jak v novém nastavení neztratit produktivitu a mít přehled o interním toku dokumentů. Je vhodné uživatelům dopředu nastavit všechny potřebné služby tisku a skenování ze strany firemního administrátora. Multifunkci pak stačí jen zapojit do sítě a pomocí kódu propojit s jakýmkoliv počítačem, a to bez ohrožení bezpečnosti firemních sítí a dokumentů.
„Přesunutí skenovacích procesů do cloudu s využitím pokročilejších nástrojů pro zpracování je pro flexibilitu zaměstnanců zásadní. Pro hybridní způsob práce je ideální cloudová služba uniFLOW Online, která navíc ušetří mnoho času a zároveň zmenší prostor pro lidskou chybu. Díky funkci Pomocník pro archivaci se například naskenované obrazy automaticky třídí a zařazují do firemního workflow,“ radí Hnilička.
Podle něj je elegantním řešením pro tento způsob práce i všeobecný tiskový ovladač Microsoft Universal Print určený pro produkty postavené na cloudové platformě Microsoft Azure. Firemní administrátor díky němu rychlé přidává tisková zařízení a zpřístupňuje pouze ty funkce, které daný zaměstnanec potřebuje. Lze tak snadno sledovat, kdo a jak zařízení využívá a s jakými dokumenty pracuje.
Díky inteligentním nástrojům uniFLOW Online a oblíbeným kancelářským multifunkcím i-SENSYS je navíc možné naskenované dokumenty umístit a roztřídit na firemním cloudu. Odtud je zaměstnanec může delegovat na libovolného kolegu, jenž digitalizované dokumenty autorizuje a zkontroluje jednoduše v prostředí prohlížeče.
„Delegace dokumentů v prostředí uniFLOW Online je jednoduchý prvek, který ale v praxi velmi usnadňuje a zefektivňuje zpracování a sdílení firemních materiálů. Neexistuje přitom možnost, aby se dokument dostal do nepovolaných rukou – skupina zaměstnanců, kteří mají do prostředí přístup, je omezená a každý zde má vytvořený účet s nastavenou firemní autorizací,“ ubezpečuje Petr Hnilička z Canonu.
Ještě vyšší stupeň zabezpečení obstará robustní šifrování PDF dokumentů nebo osobní elektronické certifikáty na způsob elektronických podpisů, díky nimž správce přesně vidí, kdo a na jakém zařízení dokument vytvořil a jak s ním bylo dále nakládáno. Skenovaný dokument je opatřen certifikátem ihned po nasnímání, a tak má příjemce jistotu, že během cesty firemními kanály nedošlo k jeho změně. To je nedocenitelné třeba u faktur nebo smluv, kde by neautorizovaná změna mohla mít až fatální ekonomické a právní následky.
Udržitelnost na vzestupu
Posledním, avšak ne méně důležitým trendem v oblasti vývoje kancelářského prostředí je udržitelnost. Požadavek na to, aby firmy minimalizovaly dopad své činnosti na životní prostředí, řeší dnes obchodní partneři, ale i zaměstnanci samotní. Pro kanceláře blízké budoucnosti to znamená zejména péči o digitální transformaci firmy a snahu o zapojení do cirkulární ekonomiky.
„V celosvětovém měřítku už je dnes zavedenou praxí rozebírat použitá kancelářská zařízení a znovu využívat ty díly, které zůstaly nepoškozené. Podíl původních součástek u takto repasovaných multifunkcí dosahuje až 80 procent a výhodou je i postupné zmenšování závislosti na dodávkách z Asie. To je pozitivem v dnešní situaci plné logistických omezení, ale právě i s ohledem na životní prostředí,“ vysvětluje Eva Kučmášová z Canonu.
Dalšími cestami k udržitelnosti jsou třeba využití speciálního tiskového papíru s nízkou uhlíkovou stopou nebo tzv. downsizing – zmenšování obalů i samotných přístrojů. Na palety se jich totiž potom vejde více, což minimalizuje logistiku.
A v neposlední řadě se firmy mohou zapojit do dobročinných projektů, které použité, ale stále funkční kancelářské stroje předávají potřebným, třeba do neziskových organizací. Právě Canon již má v Česku za sebou čtyři úspěšné ročníky vlastního projektu nazvaného Kopírka hledá kancelář.
„Máme radost, že jsme v posledních letech ve spolupráci s našimi partnery vybavili stále moderní technikou desítky nadací, spolků, útulků, ale i škol a školek. Byla by škoda, kdyby kvalitní a plně funkční přístroje, které nahradily novější modelové řady, skončily ve šrotu. Mohou ještě řadu let sloužit v organizacích, které se často potýkají s nedostatečným technickým vybavením. Máme z předchozích ročníků projektu Kopírka hledá kancelář skvělé ohlasy, jak naše zařízení každý den pomáhají dobrým věcem. A další zájemci z neziskového sektoru se mohou zapojit do právě probíhajícího pátého ročníku. Vše potřebné najdou na našich stránkách.“ uzavírá Eva Kučmášová z Canonu.
